Voorbereid op een WBSO-controle? Dit is wat je moet weten!

De WBSO is een geweldige regeling voor bedrijven die investeren in technologische innovatie. Toch merken wij dat veel ondernemers onderschatten wat erbij komt kijken als de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) langskomt voor een controle.

In dit artikel delen wij belangrijke inzichten en tips om je goed voor te bereiden en om onaangename verrassingen te voorkomen.

Wat doet de RVO tijdens een controle?
Er zijn 2 soorten die de RVO kan inzetten:

• Een controle door team handhaving (inspecteur) –> zware controle
• Een controle door een adviseur/beoordelaar –> lichtere controle

De RVO wil zien dat je echt speur- en ontwikkelingswerk hebt verricht zoals je dat hebt aangevraagd. Tijdens een controle kijkt men onder andere naar:

Urenadministratie

• Urenregistratie per medewerker: Dagelijks, met concrete omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden.
• Mededeling WBSO realisatie: Je hebt op de juiste manier mededeling gedaan van de gerealiseerde uren, burgerservicenummers (BSN’s) en indien van toepassing, de kosten en uitgaven.

Projectadministratie

• Technische onderbouwing: Projectplannen, probleemanalyses, testresultaten, broncode, verslagen, etc.
• Aansluiting met de aanvraag: Wat je hebt uitgevoerd moet passen binnen de omschrijving van je goedgekeurde S&O-project.

Onze ervaring: zelfs bedrijven met goede bedoelingen kunnen de fout ingaan, puur omdat hun administratie niet volledig of te abstract is.

Veelvoorkomende valkuilen
In de praktijk zien wij bedrijven regelmatig tegen dezelfde problemen aanlopen. Een paar voorbeelden:

• Globale of onduidelijke urenregistraties zoals “software ontwikkeld”.
• Geen onderbouwing van technische knelpunten of innovatieve aanpak.
• Afwijkingen van het oorspronkelijke projectplan, zonder documentatie of toelichting.
• Te late of achteraf ingevulde registraties, die eenvoudig aanpasbaar zijn.

Bij een controle worden dit soort zaken kritisch bekeken. En ja, dat kan leiden tot een correctie of zelfs een terugvordering van de toegekende S&O-afdracht.

6 tips voor een succesvolle controle
Hieronder een aantal belangrijke tips:

1. Werk met een dagelijkse urenregistratie per medewerker
   Beschrijf kort maar duidelijk welke technische werkzaamheden zijn verricht.
2. Bouw structureel technische documentatie op
   Van initiële ontwerpen tot testresultaten en codeversies – leg elke fase van het ontwikkelproces vast.
3. Leg ook gestopte of gewijzigde projecten goed uit
   Je hoeft niet succesvol te zijn om recht te hebben op WBSO – maar je moet het wel kunnen onderbouwen.
4. Controleer of je administratie overeenkomt met je aanvraag
   Zijn er verschillen? Noteer de reden en update je projectdocumentatie.
5. Betrek je ontwikkelaars bij de voorbereiding van een controle
   De RVO stelt technische vragen. Laat het verhaal niet alleen afhangen van je administratie.
6. Laat ons periodiek een audit doen
   Een onafhankelijke check helpt je om fouten vroegtijdig te ontdekken en te corrigeren.

Ondersteuning nodig?
Bij Venntiv begeleiden we organisaties door het hele traject heen: van aanvraag tot controle. We helpen niet alleen bij het opstellen van een inhoudelijk sterke aanvraag, maar kunnen je ook ondersteunen bij het controleren van je projectadministratie voorafgaand aan een controle. Zo weet je zeker waar je staat en kun je met vertrouwen het gesprek met de RVO aangaan.

Vragen of zorgen over jouw WBSO-administratie?
Of je nu al bent uitgenodigd voor een controle of simpelweg zekerheid wilt dat je administratie voldoet: wij helpen je graag. Neem contact op met jouw consultant of bel met ons kantoor via 055 843 48 15.